Direkt till innehållet

Journalia-AK

EU har förlängt tidsfristen för den förordning gällande medicintekniska produkter (MDR 2017/745) som skulle träda i kraft efter 26 maj 2020 med ytterligare ett år på grund av Covid-19.

UCR kommer dock stänga Auricula ordinationsdatabas under hösten 2020 och försätta systemet i läsläge.

Region Halland kommer vecka 39 genom att gå över till Journalia-AK som nytt doseringssystem för antikoagulantia.

Projektet arbetar just nu intensivt med att testa och anpassa Journalia-AK så att systemet ska fungera och passa oss i RH på bästa sätt. Det är många komponenter som ska komma på plats med ett nytt system och tidsplanen är väldigt knapp.

Projektet kommer att informera löpande via linjen så fort ny viktig information finns att förhålla sig till, informationen kommer även att publiceras på denna sida.

Användningen av Journalia-AK är avsedd för de användare som idag arbetar aktivt i Auricula ordinationsstöd för hantering och dosering av antikoagulantiabehandling. De användare som i dagsläget använder sig av läsfunktionen för Auricula via formulär AUR i VAS kommer istället att behöva logga in i Journalia-AK för att vid behov kunna se samma information.

 

Övergången v.38 och 39

Auricula ordinationsstöd kommer kunna användas fram till 16.30 på onsdag eftermiddag den 16/9, därefter försätts alla enheter i läs-läge , vilket innebär att ingen dosering eller hantering av doseringsbrev kommer kunna ske. Således viktigt att alla doseringsbrev och liknande skickas iväg från Auricula senast 16.30 för att dessa ska kunna gå iväg från systemet till patienterna.

Auricula kommer efter nedstängningen att finnas kvar som en läsdatabas att använda som stöd vid övergången till det nya systemet Journalia-AK. De användare som idag har behörighet i Auricula kommer att komma åt läsdatabasen, inga nya behörigheter tilldelas för Auricula då denna information även återfinns i Journalia-AK.

Auriculas läsfönster som kan nås från VAS via formulär AUR kommer inte att vara tillgängligt efter övergången till läs-läge den 16/9.

Aktuell doseringsinformation nås i Journalia-AK från den 21/9, inloggning med SITHS-kort

 

Viktiga hålltider vid övergången!

16/9  kl. 16.30 Allt arbete i Auricula måste avslutas och brev skickas iväg
16/9  kl. 16.45 Auricula försätts i läs-läge, inkommande provsvar stoppas
16/9  kl. 17.00 Anrop av formulär AUR i VAS stängs ner, ingen läsvy kan presenteras
17/9 – 20/9 Reservrutin gäller för nödvändig dosering av antikoagulantia
17/9 - 18/9 Kopiering, överföring och validering av informationen sker mellan systemen
21/9 Journalia-AK börjar användas

Här finns Auricula reservrutin

Här finns Verksamhetsinformation Driftsättning Journalia-AK

Här finns  Manual övergång Auricula - Journalia-AK

 

Utbildning

Utbildningstillfällen för Journalia-AK finns nu publicerade i Kompetensportalen och består av en onlinekurs (ca 30 min) och en lärarledd utbildning i systemet (1,5 tim). Den lärarledda utbildningen kommer att ske via Skype vilken även kommer ge möjlighet till att ställa frågor. Båda delarna i utbildningen är obligatoriska för de som arbetar aktivt med hantering och dosering av patienter med antikoagulantiabehandling, total utbildningstid är ca 2 tim.

Anmälan till utbildningarna görs via Utbildningskatalogen i Kompetensportalen.

För externa användare: Klicka här för att komma till den externa utbildningskatalogen i Kompetensportalen.

Sök endast på Journalia för att få träff i Utbildningskatalogen.

 

Lärarledda utbildningstillfällen är följande:

Vecka 37 Vecka 38 Vecka 39 (uppsamling)
Måndag 7/9 13.30-15.00 Tisdag 15/9 13.30-15.00 Torsdag 24/9 13.30-15.00
Onsdag 9/9 13.30-15.00 Torsdag 17/9 13.30-15.00

 

 

Behörighet till systemet

Saknas behörighet för användare till Journalia-AK får ärende registreras till Läkemedelssupporten. Användare som tillkommer efter införandet av Journalia-AK kommer hanteras som vanligt med behörighetsblankett via ärendehanteringssystemet.

Inloggning i Journalia-AK sker med SITHS-kort och Journalia-AK kommer finnas installerat på alla datorer där VAS används. Utrullningen av systemet påbörjas inom kort men inga användare kommer kunna logga in i Journalia-AK förrän vid driftstarten den 21/9.

Om problem med inloggning eller behörigheter finns efter driftstarten så kontaktas Läkemedelssupporten på telefon 010 – 47 619 00 eller registrera ett ärende via ServiceDesk.

 

Behörighetsnivåer:

LÄS Användare som endast ska kunna ta del av doseringsinformation, kommer endast kunna läsa information.

Denna behörighet har tilldelats alla användare som behöver kunna komma åt doseringsinformation för Waran, för att kunna skapa korrekta ordinationer i NCS Läkemedelsmodul vid t ex inskrivning till slutenvård.

LÄS + BREV Användare som inte är behöriga att dosera kommer ha begränsad behörighet i systemet. Dessa användare kommer kunna skapa kallelser, påminnelser och omprövningsbrev. Skicka iväg alla klara brev till posten samt kunna överblicka dagens att göra lista. Ingen registrering av patientdata kommer kunna göras.
SKRIV Användare som har full behörighet i systemet och kan dosera antikoagulantia, skapa doseringsbrev, lägga in patienter och starta upp och avsluta behandlingar, registrera komplikationer m.m.

Systemet är anpassat efter lagar och förordningar kopplat till läkemedelshantering för vad som är tillåtet för respektive användarkategori att utföra.

Nytt system med nya behörighetsnivåer kan innebära att varje enhet behöver se över sina rutiner och arbetssätt gällande hantering av patienter med antikoagulantiabehandling.

 

Uppdatera patientdata i Auricula inför migrering

Då patientinformationen som idag finns i Auricula ska föras över till Journalia-AK i samband med införandet är det bra om denna är så korrekt som möjligt. Det är därför av största vikt att patienter som flyttat utanför regionen eller avlidit avslutas på ett korrekt sätt på den enhet som senast varit ansvarig för patienten. Samt att patienter som bytt ansvarig enhet tas över och avslutas på ett korrekt sätt på berörda enheter. För att minimera risken att patienten har flera aktiva sidor samtidigt i Auricula.

Efter migreringen av data mellan systemen kommer vissa patientuppgifter att behöva uppdateras manuellt i Journalia-AK, som exempelvis faxnummer till kommunsjuksköterska, hur brevkommunikation till patienten ska ske samt vem som är patientansvarig läkare/enhet vid omprövning.

Alla uppgifter kring patientens dosering och dess historik samt labsvar och så vidare följer med över mellan systemen och doseringsarbetet kommer att kunna startas upp direkt vid driftstarten.

 

Utökad support

Under veckan för driftsättning kommer Läkemedelssupporten ha utökad bemanning för att öka tillgängligheten om problem skulle uppstå eller om man som användare behöver hjälp. För självhjälp finns det även en hel del guider publicerade i VAS-hjälpen, vilka även kommer kunna nås via länk inifrån systemet.

Läkemedelssupporten nås på telefon 010 – 47 619 00 och är tillgänglig vardagar mellan 7-17 (fredagar 7-16) eller genom att registrera ett ärende via ServiceDesk

 

Frågor och svar

- Journalia-AK har installerats på min dator, vad är det och ska jag använda det systemet?

* Journalia-AK ska finnas installerat på alla datorer där VAS finns tillgänglig om behov av att kunna läsa information kring doseringsinformation för Waran uppstår. Det kommer endast       användas aktivt av de användare som idag arbetar med dosering och hantering av antikoagulantiabehandling.

- Har försökt logga in i Journalia-AK men det står att jag ej är aktiv användare, varför?

* Ja, alla som ska använda systemet kommer att vara aktiva användare vid driftstarten den 21/9, innan dess finns ingen åtkomst.  

- Jag hittar inte utbildningen i Utbildningskatalogen, vad ska jag söka på?

  • Sök på Journalia så hittar ni utbildningen enklast.

- Vi har en deltagare som vi inte kan anmäla i Kompetensportalen, kan ni hjälpa oss?

  • För att du ska kunna anmäla dig till en utbildning behöver du ha ett användarkonto (externa användare läs mer på Kompetensportalens startsida). Behöver ni annan hjälp med anmälan vänd er till Läkemedelssupporten på telefon 010-476 19 00.

- Jag kan inte anmäla en deltagare till utbildning det står att det är fullt?

  • Utbildningstillfällena är inte fulla, men du som användare kan inte anmäla annan deltagare än dig själv. Det går alltså inte att anmäla en kollega till samma utbildning.

Hur kan jag anmäla min kollega som inte kan anmäla sig själv till utbildning?

- Kommer informationen som idag finns i Auricula att följa med över till Journalia-AK?

  • Den mesta av informationen som idag finns i Auricula kommer att föras över till Journalia-AK inför driftstarten. Denna information kommer att valideras av projektet för att säkerställa att den är korrekt i det nya systemet.

- Ligger efter med komplikationsregistrering i Auricula, kan jag göra detta efter övergången till Journalia-AK?

  • Ja, komplikationsregistrering, omprövningar och all annan registrering kommer kunna ske efter övergången till det nya systemet.

- Vad händer med provsvar som tagits när systemet ligger nere den 17-18/9?

  • Provsvar som tagits de dagar systemen inte är tillgängliga 17-18/9 kommer ligga väntande och införas i Journalia-AK först när systemet är uppe igen. Provsvaren finns däremot alltid tillgängliga i VAS.

- Kommer LAB-svar att komma in automatiskt till Journalia-AK?

  • Ja, funktionen kommer att vara lik som idag mot Auricula, inga förändringar behöver göras i arbetssätt.

- Behöver icke-legitimerad personal som ska arbeta i Journalia-AK någon form av behörighet till systemet?

  • Ja, särskild behörighet för icke-legitimerad personal finns, LÄS+BREV. Denna behörighet gör det möjligt för icke legitimerad personal att hjälpa till med brevhantering så som att skicka kallelser, påminnelser samt omprövningsbrev.

- Kommer man kunna se information från Journalia-AK i VAS på samma sätt som från Auricula genom anrop av formulär AUR?

  • Nej, man kommer inte i VAS att kunna se en läsbild såsom från Auricula. Om användare behöver kunna läsa information ska de således ha läsbehörighet i Journalia-AK.

- Vi har ytterligare en användare på vår enhet som behöver behörighet, hur gör vi då?

 

Projektgrupp:

  • Elin Larnemo, Projektledare/Objektspecialist Läkemedel
  • Annelie Skoglund, Objektspecialist Läkemedel
  • Julia Nyström, Objektspecialist Läkemedel
  • Åsa Samuelsson, Objektspecialist Läkemedel
  • Carina Larsson, Objektspecialist Auricula – Representant HS
  • Marie-Louise Gustafsson, Objektspecialist Auricula – Representant HS
  • VAKANT – Representation NSVH
  • VAKANT – Representation Privata vårdgivare

 

Styrgrupp:

  • Magnus Bengtsson, Objektägare
  • Bertil Alvén, Objektägare IT
  • Marie Rosengren, Objektledare Läkemedel
  • Eva Osvald Gustafsson, MedV – Representant HS
  • Magnus Garell, Oskarström VC – Representant NSVH
  • VAKANT – Representant Privata vårdgivare

 

Felanmälan eller användarsupport

Lägg ärende till IT Servicedesk eller ring 010-476 19 00.

 

Manualer- Journalia-AK

Användarmanual Journalia- AK Introduktionsguide

Senast ändrad: