Det ska vara enkelt för invånare att förstå vart och varför de blir kallade till ett vårdbesök hos Region Halland. Information till våra invånare ska vara tydlig, enkel och enhetlig inom Region Halland.
Kallelser från vård och tandvård ska utgå från invånarens och patientens behov och förståelse. Kallelsen ska fungera som en integrerad del av patientens vårdprocess. Den ska ge nödvändig, kortfattad, relevant och tydlig information för att patienten ska kunna förbereda sig och genomföra kontakten med vården på ett tryggt, jämlikt och effektivt sätt.
Digital kallelse varje gång – brevkallelse i särskilda fall
Alla bokningar inom vård och tandvård ska ha en digital kallelse i 1177.se kopplad till sig så att invånaren alltid får den information som behövs i god tid och oavsett var hen befinner sig. Den digitala kallelsen ska skickas till inkorgen i 1177.se och vara i ett tillgängligt webbformat, inte pdf. Delar och struktur skiljer sig mellan digital kallelse och brevkallelse. De ska dock motsvara varandra i innehåll. Det finns standardmallar som ska följas med struktur, innehåll och standardformuleringar.
Kallelsegruppen fattar beslut
I Region Halland finns en grupp som ansvarar för innehåll, utformning och utveckling kallelser, bilagor (patientinformation) till kallelser och sms (Kallelsegruppen). Gruppen har mandat att ta beslut om innehåll i och utformning av kallelser, remissbekräftelser, kommunikation i bredare patientflöden, bilagor till kallelser (patientinformation) och sms oavsett digitalt system. Kallelsegruppen ska också verka för utveckling av kallelser, bilagor (patientinformation) och sms vilket inkluderar digitalisering, kvalitetssäkring utifrån invånares och patienters behov. Digitala kallelser kräver aktiverad webbtidbokning i 1177.se och webbtidbokning samt samspel med andra digitala tjänster som behövs för patientens vårdflöde ingår också i arbetet. Gruppen består av representanter från kommunikation, samtliga av regionens vårdförvaltningar, tandvården, röntgen samt IT och digitalisering. Arbetet sker på uppdrag av kommunikationsdirektören. Andra sakkunniga som ansvarig för vårdgaranti och systemsamordnare för sms och digitala invånartjänster kan adjungeras.
Vad behöver inte skickas till kallelsegruppen?
På befintliga kallelser kan verksamheten själv göra mindre justeringar så som stavfel och ta bort inaktuell info om undersökningar/förberedelser etc.
Så gör du
Var ute i god tid. Den normala handläggningstiden är omkring 4 veckor för nya kallelser och kortare tid för ändringsärenden.
- Läs igenom rutinen (Kommer inom kort. Du hittar den då längst ned på sidan) så att underlag för kallelse, bilagor till kallelser och sms som skickas in följer rutinen.
- Fyll i beställningsmallen. Ta hjälp av standardformuleringar som du hittar i dokumenten nedan. Lägg ärende i Servicedesk för ändringar av befintlig kallelse.
- Kontakta din förvaltnings representant vid behov av ny typ av kallelse eller bilaga till kallelse för dialog kring vad som ska stå i beställningsunderlaget.
- Ärendet hanteras av kallelsegruppen när det är en ny typ av kallelse.
- Beslutet kommuniceras till berörda förvaltningar och ärendet skickas till Servicedesk för att verkställas.
Tänk på
- Kallelsen ska ge nödvändig, kortfattad, relevant och tydlig information för att patienten ska kunna förbereda sig och genomföra kontakten med vården på ett tryggt, jämlikt och effektivt sätt.
- Kallelsen ska vara riktad till patienten (invånaren) och du-tilltal ska användas, gäller även kallelser till barn. Detsamma gäller bilagor kallelser.
- Språket i kallelsen och bilaga kallelse ska vara vardagligt, enkelt och rakt utan omskrivningar.
- Kallelsen och bilaga kallelse ska använda standardformuleringar där standardformuleringar finns.
Standardformuleringar
Kallelsegruppen tar fram standardformuleringar som används i kallelser, bilagor kallelser och sms för att texterna ska vara enhetliga och användarvänliga. Här kan du läsa standardformuleringar för om- och avbokningsregler och standardförmuleringar för mobil självincheckning.
Arbetsgrupp för för kallelser, bilagor till kallelser och sms
- Charlotte Tavelin, sammankallande, kommunikationsstrateg, Regionkontoret
- Camilla Bruhn, IT-samordnare, Regionkontoret
- Charlotte Jerneborn, Systemsamordnare, Ambulans, diagnostik och hälsa, Röntgen
- Dagmar Arvidsson, verksamhetsutvecklare, Närsjukvården Halland
- Helen Lindgren, Digital utvecklare, Psykiatrin Halland
- Johanna Hjelmberg, verksamhetsutvecklare, Hallands sjukhus
- Lena-Britt Sjöholm, verksamhetsutvecklare, Ambulans, diagnostik och hälsa
- Monica Burell, kommunikatör, Hallands sjukhus
- Ulrika Svantesson, verksamhetsutvecklare, Folktandvården Halland