Kopior, avskrifter och utdrag
Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar
Vad som menas med allmän handling förklaras i tryckfrihetsförordningen andra kapitlet. Med allmän handling avses handlingar som inkommit till eller upprättats hos en myndighet (en nämnd) och förvaras där t ex journalkopior (se stycke journalkopior nedan), protokoll, betyg, intyg mm.
Avskrift av allmän handling (ej kopia) - Regionfullmäktiges beslut § 33/2012
125 kr för varje påbörjad period om 15 minuter
Kopior - Regionfullmäktiges beslut § 43/2023
- Avgift för 1 - 9 kopior/sidor: 0 kronor.
- Avgift för 10 kopior/sidor: 50 kr.
- Avgift för 10 kopior/sidor eller fler: 50 kronor + 2 kr för varje kopia/sida utöver 10.
Beställs exempelvis 13 kopior/sidor är avgiften 56 kronor.
Något maxbelopp gällande betalning av kopior finns inte.
Avgift tas också ut av personer från andra länder.
Kostnad för handlingar som utlämnas i elektronisk form får tas ut av beställaren.
Läs mer i stycket "journalkopior" nedan
Journalutlämnande ska ske i pappersformat enligt rutinen journalutlämnande som du hittar längst ner på sidan.
Fakturering av allmän handling som inte faktureras via Cosmic
Allmän handling kan lämnas ut i pappersformat men också i elektronisk form. Att en handling lämnas ut i elektronisk form betyder att den sänds som bilaga till ett e-postmeddelande i ett elektroniskt format som överensstämmer med, eller ligger mycket nära det utseende som handlingen skulle ha haft om det skickades i pappersform.
Ärende för fakturering görs via ärende (ärendetyp kundfaktura) till GAS: GAS support: lön, personal, ekonomi, redovisning - Region Halland Intranät med bifogat fakturaunderlag.
Fakturaunderlag finns under rubrik ”GAS-relaterade blanketter” på samma sida.
Ingen moms tas ut vid utlämnande av allmän handling
Avgift för allmän handling eller journalkopia tas inte ut i följande fall:
- Mottagare är massmedia
- Information avser forskningsprojekt (forskningssyfte av allmänt intresse)
- Begäran från myndighet i tillsyns-, anmälnings-, ansvars- eller försäkringsärende
- Då uppgiftsskyldighet enligt lag föreligger
- Patient som erhåller journalkopior i samband med att en vårdepisod avslutas (som ett led i en information som ska lämnas till patienten) eller annars enligt vårdgivande enhets rutiner och på dennes initiativ
- Då annan vårdgivande enhet - offentlig eller privat - som patienten har kontakt med begär handlingar. Gäller även vårdgivande enhet som finns utanför Halland.
- Rättsmedicinalverket för utfärdande av rättsintyg
Journalkopior
Se rutinen Journalutlämnande längst ner på sidan.
Registrerad patient (endast patient själv) har rätt att kostnadsfritt kunna begära ut journalkopia en gång per år (kalenderår dvs jan-dec), enligt dom den 26 oktober 2023, mål C-307/22. Hänvisning till artikel 15 dataskyddsförordningen (GDPR).
Dvs patient har en gång per kalenderår inom Region Halland (gäller både offentig och privat verksamhet) rätt att få ut journalkopior avgiftsfritt oavsett antal sidor. REK avgift och porto tas ut enligt ordinarie regelverk.
Antal 0-9 sidor är alltid avgiftsfritt oavsett antal uttag per år.
Gäller när:
- Patient själv begär ut journalkopia
- God man som företrädare för patient begär ut journalkopia. Måste hämtas personligen för identifiering.
- Vårdnadshavare för barn under 18 år begär ut journalkopia. Måste hämtas personligen för identifiering.
Ovan regler gäller inte då anhörig begär ut för avliden person, Försäkringsbolag eller när anhörig begär ut kopior för vuxna 18 år och äldre men regeln avgiftsfria kopior 0-9 sidor gäller.
Begär försäkringsbolag journalkopior tas avgift ut enligt ordinarie regler, se ovan. Begär person ut journalkopior från olika kliniker tas avgift ut från varje klinik. Vårdenhet bör överväga att låta bli att ta ut avgift exempelvis när journalkopior returneras för att det tog för lång tid innan man fick dem.
Skicka journal
I bestämmelsen, 4 kap. 8 § SOSFS 2008:14, står att den person som lämnar ut patientuppgifter ska försäkra sig om att endast rätt mottagare tar emot uppgifterna.
Intern post
- Journalkopior ska läggas i ett kuvert med avsändarens streckkod. Kuvertet ska förslutas. Mottagare och avsändare ska skrivas tydligt på kuvertet.
- Lägg kuvertet i ett internpostkuvert. Var noggrann med att tydligt ange vilken verksamhet som är mottagare. Använd inte förkortningar. Kontrollera att det inte finns fler mottagare på internpostkuvertet. Skicka i den mån det går till ett sekretariat eller en sjuksköterskeexpedition. Undvik att ha enskild person som mottagare eftersom det finns en risk att kuvertet/dokumentet blir liggande hos någon som är ledig.
- Regionservice erbjuder interna posttransporter till vissa enheter i Halland, Västra Götaland och Skåne. Se Administrativt stöd, Service - Transport av post, prover och farligt avfall, Turlista för internpostförsändelser.
- Om adressaten är otydlig ska kuvertet återsändas till avsändaren i första hand. Finns ingen avsändare angiven skickas kuvertet till förvaltningens informationssäkerhetssamordnare.
Extern post
- Kostnad för porto tillkommer.
- När journalkopior skickas med extern post ska försändelsen rekommenderas.
- Kostnad för rekavgift tillkommer alltid även när antal journalkopior inte kommer upp till en kostnad. Titta på postens hemsida, postnord.se för att få aktuella avgifter för porto och rekavgift.
REK avgift
2024-01-01
REK avgift varierar beroende på försändelsens vikt. Försändelse med vikt upp till 100 gram kostar 80 kr.
Hallands prisbilaga för brevtjänster och porto 2024
Statlig myndighet med flera
Porto och rekavgift tas inte ut när allmänna handlingar skickas till statlig myndighet m.fl. eftersom dessa inte betalar för kopior och avskrifter.
Loggutdrag
Enligt Datainspektionen är begäran om loggutdrag från journal gratis för patient.
Registerutdrag
Enligt Datainspektionen § 26 är registerutdrag gratis en gång per år.
Journalkopior då patient är avliden
Om anhörig önskar journalkopior på avliden patient får anhörig betala enligt regler för journalkopior. Betalning görs via försäljning på anhörig.
Varuförsäljningsfunktionen utan patient används i Cosmic. Anhörig kan inte välja att betala med faktura utan får betala kontant, med betalkort eller med Swish.
Om Försäkringsbolag önskar journalkopior på avliden skickas underlag till GAS, Team Patient för vidare fakturering till Försäkringsbolaget enligt regler för avgifter
Översättning av journaler till främmande språk
Rutinerna för hantering av patientuppgifter ska säkerställa att en patient kan ta del av sin patientjournal på ett sådant sätt som han eller hon kan förstå. 4 kap. 13 § SOSFS 2008:14.
Vården ska låta utföra och bekosta översättningar av journaler i det fall patienten begär detta. Regionens upphandlade översättningstjänster ska anlitas.
I de fall patient varit utomlands, fått vård och har kopia med sig hem på annat språk än engelska, bedömer läkare om behov finns av att få kopian översatt. Om läkare anser sig behöva kopian översatt ska vårdenheten bekosta översättningen. I de fall läkaren inte anser sig behöva kopian översatt men patient själv vill att läkare ska ta del av informationen, får patient själv bekosta översättning.
Översättning av intyg till främmande språk
Eftersom vi redan idag har en regionövergripande rutin som anger att patientjournalen alltid ska innehålla intyg, vilket avser både intyg som inkommit till vårdgivaren och som upprättats av vårdgivaren, så utgör ett intyg en journaluppgift som då också omfattas av Socialstyrelsens föreskrifter om översättning och tolkning av patientuppgifter.
Vården ska låta utföra och bekosta översättningar av journaluppgifter (inklusive intyg som ska finnas i journalen) om patienten har behov av att få uppgifterna översatta och begär detta.
Skicka journalkopior till utlandet rekommenderat
Journalkopior eller annan handling som ska skickas rekommenderat läggs i ett slutet kuvert märkt med utlandsadress och att det ska skickas REK.
Du som jobbar inom Region Halland och behöver skicka rekommenderad försändelse till utlandet ska följa instruktionerna på Intranätet: Post - Region Halland Intranät
Verksamheter utanför Region Halland ska följa sina egna rutiner gällande rekommenderade försändelser.
Bilder på CDR skiva eller annan bildlagringsenhet
Dokumentation av bilder eller liknande på CDR skiva eller motsvarande bildlagringsenhet kostar 50 per skiva/USB osv.
Ärende via Platina med bifogat fakturaunderlag läggs till GAS.
Ärendetyp Kundfaktura