Kallelser från vård och tandvård ska utgå från invånarens behov och fungera som en integrerad del av patientens vårdprocess. Kallelsen ska ge nödvändig, kortfattad, korrekt och tydlig information för att patienten ska kunna förbereda sig och genomföra kontakten med vården på ett tryggt, jämlikt och effektivt sätt.
Den regionövergripande rutinen beskriver vad som gäller kallelser, bilagor (patientinformation) till kallelse och sms i Region Halland.
Digital kallelse varje gång – brevkallelse endast vid behov
Alla bokningar inom vård och tandvård ska ha en digital kallelse i 1177.se kopplad till sig så att invånaren alltid får den information som behövs i god tid, på ett säkert sätt och oavsett var hen befinner sig. Till barn 13-17 år skickas även brevkallelse till vårndnadshavare. Utöver det skickas brevkallelse nedast vid behov. De som aktivt tackat nej till att få brev hemskickade från vården ska inte få något via post hem.
Kompletterande information till kallelse (bilaga/patientinformation)
- Information som behöver komplettera den som finns i kallelsen skickas med fördel digitalt via 1177.se och inte via brev på posten.
- Mall för bilaga till brevkallelse finns i Word. Välj Arkiv-> Nytt-> Region Halland -> Verksamhetsmallar -> Vård och hälsa -> Mall bilaga kallelser
- Mall för kompletterande information till digital kallelse finns inom kort som regional mall att ladda ner i 1177.se personalverktyg. Mallen laddas ner, sparas och anpassas på respektive mottagning.
Sms - påminnelser, aviseringar och sms-meddelande
Sms-påminnelser inför bokad tid är standard och kan inte justeras. Sms används också för mobil självincheckning och avisering från olika system. Avsändare ska vara RegHalland eller 1177. Länkar ska undvikas i sms. I de fall länk trots allt är inkluderat i meddelandet ska invånaren veta om vad det gäller och fått information om det i närtid (en månad eller längre innan är inte att räkna som närtid). Sms får inte innehålla sådant som är personuppgifter eller någon som avslöjar hälsoläge. Sms ska vara högst 160 tecken. Sms ska undvikas så långt möjligt när det gäller meddelanden där ska säkra kommunikationskanaler istället användas, så som 1177 e-tjänster. Oavsett vilket system i Region Halland som skickar sms ska det förhålla sig till detta regelverk.
Presentation: Sms inför bokat besök, telefonbesök eller videobesök bokat i Cosmic
Cosmic - ramverk för vårdtjänster
När nya vårdtjänster beställs eller justeras i Cosmic så finns det en ramverk att följa för den flik i beställningsunderlaget som gäller webbtidbokning samt de fält som gäller kallelser och sms.
- Ramverk webbtidbokning för vårdtjänster - invånarvänliga namn på vårdtjänster, texter i kallelse och inställningar webbtidbokning
Så gör du med ärenden som rör kallelser
Cosmic: Kallelserna är gemensamma med Sussa och standardiserade. Det som kan kompletteras är frastexter och utskriftsinformation på vårdtjänst.
Kallelser finns även i tandvårdens system Carita och röntgens Sectra med flera.
- Lägg ärende i Servicedesk för textändringar av befintlig kallelse, ny eller justeringar i mall via 1177.se eller pappersbilaga till kallelse
- Vid behov: Kontakta sakkunnig inom din förvaltning för dialog kring kallelse eller bilaga (patientinformation) till kallelse
Standardformuleringar
Standardformuleringar att anänvda finns framtagna som används i kallelser, bilagor (patientinformation) till kallelser och sms för att texterna ska vara enhetliga och användarvänliga. Gäller även remissbekräftelser och en del andra utskick. Finns både som mallar i 1177.se och fraser i Cosmic.
Sakkunniga - kallelser, bilagor till kallelser och sms
- Charlotte Tavelin, sammankallande, kommunikationsstrateg, Regionkontoret
- Marie Glasell, systemsamordnare tidbokning, kallelser, sms Cosmic och 1177.se, Regionkontoret
- Linda Lissdotter, verksamhetsutvecklare, Närsjukvården Halland
- Petra Hollsten, verksamhetsutvecklare, Närsjukvården Halland
- Linda Skafte, digital utvecklare, Psykiatrin Halland
- Ulrika Svantesson, verksamhetsutvecklare, Folktandvården Halland
- Anna Samuelsson, verksamhetsutvecklare, Hallands sjukhus
- Maria Melltorp, verksamhetsutvecklare, Hallands sjukhus
- Monica Burell, kommunikatör, Hallands sjukhus
- Malin Hinz Jangvik, verksamhetsutvecklare, Ambulans, diagnostik, hälsa
- Charlotte Jerneborn, systemsamordnare Röntgen, Ambulans, diagnostik och hälsa