Insatser och material kring förändringar tidsgräns och avgift uteblivet besök

Inför ändring av tidsgräns för av- och ombokning av bokad tid samt dubbleringen av avgift för uteblivet besök i vården så genomförs många uppdateringar och kommunikationsinsatser. Här beskrivs vad som finns som stöd till vården, vad som görs regionalt och vad som behöver göras av vårdverksamheterna.

Från 1 maj gäller att bokade tider ska avbokas eller ombokas senast 24 timmar innan bokad tid, annars får invånarna betala en avgift som motsvarar patientavgiften för en vuxen. Det gäller alla åldrar och även de som har frikort. Patienter som uteblir betalar från 1 maj dubbel avgift. Detta gäller från 1 maj även provtagning som är inbokad på tid. Det har tidigare informerats om förändringen och att det är mycket viktigt att sms-påminnelse är aktiverat samt att digital av- och ombokning av tid via 1177.se och via TeleQ eller motsvarande är på plats och fungerar dygnet runt.

Undantag är BVC, ungdomsmottagningen, graviditetsbesök, blodgivning och screening såsom mammografi, gynekologisk cellprovtagning och aortascreening. Dessa verksamheter ska ändå erbjuda stöd som sms-påminnelse samt av- och ombokning dygnet runt via 1177.se samt telefon.

Samlat stöd i Avgiftshandboken

I Avgiftshandboken på vårdgivarwebben finns en specifik sida där checklista, stöd och material är samlat som mottagningar och vårdcentraler kan använda. Sidan uppdateras löpande.

Där finns bland annat:

Checklista

Här finns allt praktiskt som en mottagning behöver ha för hantering i vardagen, regelverk i kort version, tips, lathund TeleQ för att läsa av tider, budskap att använda i bemötande med patienter för att skapa förståelse varför beslutet tagits, med mera. Checklistan uppdateras löpande. Återkoppla om något är oklart eller det är något som saknas.

Kontakt: Britt-Inger Pettersson

Tidboksrapporten – manual

Med hjälp av tidboksrapporten kan enkelt tider som av- och ombokats via 1177.se och VAS (om man sätter rätt kod) läsas av. I avgiftshandboken på vårdgivarwebben finns en enkel manual hur man gör för att få ut korrekt information om när en av- eller ombokning är genomförd.

Kontakt: Britt-Inger Pettersson

Anslag (tillfälligt) att sätta upp nu – finns för utskrift i färg och utskrift på färgat papper

Ett tillfälligt anslag för att i receptionen och väntrum tydligt uppmärksamma patienter och närstående om förändringen som börjar gälla från 1 maj och som också ger dem möjlighet att säkerställa att de får sms-påminnelser.

Anslaget är i stark färg och inte i ordinarie grafisk profil för att det är tillfälligt och ska sticka ut och synas för de som besöker vården under april och maj månad. Sedan ska det plockas ned.

Kontakt: Katarina Lidman

Bilaga till kallelse

Kallelserna kommer uppdateras löpande från 1 maj men det kommer ta tid då det just nu finns 3000 kallelser+ webbkallelser i VAS. Sedan finns det även kallelser i andra system så som för röntgen med flera.

Under tiden ska samtliga kallelser som skickas via brev kompletteras med en bilaga som finns att skriva ut.

De tider som bokas där inte papperskallelser skickas ut ska alltid kompletteras med webbkallelse. I VAS läggs en text in i fritextfältet när endast webbkallelse används så att invånare får information om tidsgräns på 24 timmar och dubbel avgift för uteblivet besök vid varje bokning.

När en verksamhets kallelser och webbkallelser är uppdaterade kommer den verksamheten få information om det och kan då sluta använda bilagan eller den tillfälliga texten i fritextfältet för webbkallelser.

Kontakt: Förvaltningens representant i Region Hallands grupp för kallelser, bilaga och sms – Dagmar Arvidsson NSVH, Eva Svensson PSH, Lena-Britt Sjöholm, ADH och Johanna Hjelmberg/Monica Burell, HS eller Charlotte Tavelin (privata).

Kommer sedan och hanteras regionövergripande

Uppdaterad affisch patientavgifter

Blir klar strax innan 1 maj och kommer att läggas på avgiftshandbokens sida och Broschyrbeställningen på vårdgivarwebben för utskrift.

Kallelser och webbkallelser

Uppdatering hanteras regionövergripande och sker från slutet på april och framåt – oklart när hela uppdateringen är genomförd. Tills det är klart används bilaga för papperskallelse och text i fritextfält (när endast webbkallelse och ej papper används), se ovan.

Formuleringen som kommer i stå kallelsen är beslutad i Region Hallands grupp för kallelser, bilaga kallelser och sms och är följande för kännedom:

”Obs! Om tiden inte passar måste du avboka eller omboka din tid senast 24 timmar innan, annars får du betala en avgift. Om du uteblir betalar du dubbel avgift.”

Utbildning webbkallelser

Utifrån de svar som kommit via den enkät som skickats ut till mottagningar och vårdcentraler så finns det ett behov av en kort utbildningsinsats vad en webbkallelse är och hur man gör för att komplettera alla bokningar med den informationen. En kort utbildning via Teams kommer erbjudas i anknytning till 1 maj. Det är ingen ny information utan en repetition.

Mer information och inbjudan kommer veckan efter påsk.

Villkorstexter i 1177 e-tjänster

Standardtext i Av/omboka tid och Boka tid i 1177.se kommer att läggas in regionövergripande av systemsamordnare 1177 e-tjänster. Texterna läggs in strax innan 1 maj och kommer göras för samtliga verksamheter då.

Sms-påminnelse

Sms-påminnelser kommer att kompletteras med en standardtext kring den nya tidsgränsen. Beslut är fattat i Gruppen för kallelser, bilagor kallelser och sms. Ingen beställning behöver göras av verksamhet. Samtidigt standardiseras sms-påminnelsernas innehåll, hålls till maximalt 160 tecken och kommer se ut som följande exempel:

”Ann-Marie, påminnelse om bokad kontakt med Distriktssköterskemottagningen Veddige 22/12 kl 08:00. Av/omboka senast 24 timmar innan, annars betalar du en avgift”

I vissa fall finns det undantag då komplettering med exempelvis adress behövs när mottagningen ligger på annan plats än vanligt.

Vidare ändras när sms-påminnelser skickas ut. Från strax innan 1 maj kommer sms-påminnelserna börja skickas ut 7:30 två dygn innan bokad tid så att patienten hinner uppmärksamma sitt besök eller ändra tiden senast 24 timmar innan.

Viktigt nu för respektive verksamhet

Redan nu kan ni guida till 1177.se för dem som hör av sig och vill invända mot sin faktura (tidigare kallat bestrida). Tjänsten ”Frågor om faktura” ligger direkt på startsidan när invånaren loggat in. Tänk på att en del patienter som hör av sig har fått en faktura felaktigt fast de varit på sitt besök så se gärna över så att alla rutiner fungerar och att det händer så sällan som möjligt.

Länka in tjänsten ”Frågor om faktura” på mottagningens hemsida på 1177.se som en e-tjänst så når era patienter den direkt där. Lägg ett ärende i Servicedesk för att få hjälp med detta.

Kontakt: Vid behov av hjälp kontakta kommunikation, digital samordnare eller IT-samordnare.

Ytterligare information till invånarna

Information för invånare finns på 1177.se/Halland under patientavgifter. Dessutom kommer det kommuniceras externt under vecka 14 via nyhet och sociala medier. Inför 1 maj kommer ytterligare kommunikation att genomföras.